Finns det alternativ till outsourcing och vad är bäst för ditt företag?
"*" indicates required fields
Säg att du vill inrätta en IT- eller FoU-avdelning eller utöka ett befintligt team, men stöter på kapacitetsbrist internt. Då kan exempelvis IT-outsourcing eller outsourcing av lön vara ett sätt att lösa detta. Är du inte helt bekväm med att lägga ut arbetet på entreprenad, till exempel för att känslig information då skulle hamna hos tredje part? Då är det intressant att titta på alternativen, som insourcing eller hybrid sourcing.
Outsourcing: ett bra alternativ för icke-väsentliga uppgifter
Outsourcing är en affärsstrategi där vissa arbetsuppgifter, t.ex. IT eller forskning och utveckling, läggs ut på ett externt företag eller en frilansanställd, ofta baserad utomlands. Ett outsourcingföretag arbetar vanligtvis på kontraktsbasis, vilket innebär att det team som ska utföra ditt arbete anlitas för en bestämd tidsperiod. Outsourcing innebär nästan alltid att man lägger ut “icke-väsentliga uppgifter och processer”, dvs. arbete som inte ingår i företagets kärnverksamhet och som har en mer stödjande funktion.
När är outsourcing fördelaktigt?
Outsourcing befriar en organisation från ansvaret för, och minskar i många fall kostnaderna för, en supportavdelning som IT eller FoU. Outsourcingföretaget tillhandahåller inte bara personal, utan har också rätt resurser och infrastruktur till sitt förfogande för att stödja kundorganisationen på bästa möjliga sätt. Outsourcingföretaget tillhandahåller inte bara arbetskraften, utan har också de rätta resurserna och infrastrukturen till sitt förfogande för att på bästa sätt stödja kundorganisationen. Full outsourcing eller outsourcing av arbete är därför det bästa alternativet när det inte rör företagets kärnuppgifter, eftersom du bokstavligen överlämnar ansvaret till ett externt företag och därför inte längre har något större inflytande på exakt hur arbetet utförs och av vem.
Vilka är fördelarna med outsourcing?
- Lägre kostnader: I många fall sparar man pengar bara genom att lägga ut arbetet på en plats utanför Sverige. Du sparar också på att du inte behöver inrätta en komplett IT-avdelning eller investera i sofistikerad utrustning.
- Större urval av högkvalificerade, tekniska medarbetare: IT-outsourcingföretag har nästan alltid ett brett utbud av yrkesverksamma som har specialutbildats för vissa uppgifter. Det gör det enkelt att sätta ihop ett team som passar just ditt projekt.
- Tillgång till en ny marknad: Outsourcing hjälper vissa företag att expandera och komma in på nya marknader genom att produktionsplatsen eller servicepunkten hamnar närmare slutanvändarna. Ta till exempel ARS T&TT i Haag, som utvecklar smarta tekniska trafiklösningar. De började lägga ut sin FoU i Indien och säljer nu sina produkter till stora, lokala myndigheter.
Vilka är nackdelarna med outsourcing?
- Omotiverade: I många outsourcingföretag tilldelas medarbetarna olika projekt. Detta kan leda till att de anställda utför uppgifterna korrekt, men i övrigt inte har någon aning om vem du är som företag och vad det övergripande målet är. Resultatet blir att du blir ett av de projekt som ska slutföras och att de anställda inte känner något engagemang för just ditt projekt.
- Kulturella skillnader: När du outsourcar arbete utomlands måste du alltid förhålla dig till den lokala arbetskulturen. Om den inte passar in i ditt företags kultur är det inte bara svårt att anpassa sig, utan det kan också leda till problem som kan få projektet att misslyckas.
- Kommunikationsproblem: En skillnad i arbetskultur kan till exempel leda till kommunikationsproblem. Är ditt lokala team vana vid att få detaljerade uppdrag medan du vill ha input från deras sida om möjligheterna? Risken är stor att din begäran om input inte kommer att förstås och att resultatet därför inte blir tillfredsställande.
Insourcing: lösningen om du redan har rätt infrastruktur på plats
Vid insourcing söks eller skapas en lösning inom organisationen. Det kan vara så att arbetet integreras i den befintliga strukturen genom rekrytering av ny personal eller genom ett tillfälligt partnerskap med ett närstående företag eller dotterbolag. När vi talar om insourcing av arbete gäller detta även uppgifter som inte direkt betraktas som företagets kärnuppgifter, men som ofta faller lite mellan ‘väsentliga’ och ‘icke-väsentliga’ och där mer direkt tillsyn från organisationen är önskvärd. Ett exempel är programvaruutveckling, där programvaran spelar en viktig stödjande roll i det effektiva utförandet av företagets kärnuppgifter.
När är insourcing fördelaktigt?
Insourcing rekommenderas särskilt för specialistarbete som kräver särskild expertis eller om företaget redan har en befintlig infrastruktur där de nya uppgifterna enkelt kan inrymmas. En organisation kan till exempel insourca teknisk support för en ny produkt eftersom företaget redan har teknisk support för en annan produkt inom organisationen. I detta fall kommer det också att vara mycket svårt att helt outsourca, eftersom de flesta tjänsteföretag inte har den kapacitet och kunskap som krävs för att ta sig an sådana specifika uppgifter.
Vilka är fördelarna med insourcing?
- Flexibilitet: Ett team på plats kan också användas för andra uppgifter efter behov. Till exempel kan de inte bara uppdatera och hantera din programvara, utan även underhålla hårdvaruutrustning.
- Korta kommunikationsvägar: Eftersom ditt insourcingteam finns på ditt kontor kan ni kommunicera enkelt och snabbt. De kan också snabbare komma i kontakt med andra avdelningar inom företaget, så att potentiella flaskhalsar kan identifieras och lösas snabbt.
- Mer kontroll över arbetsflödet: Du ansvarar för teamet, utan inblandning av eventuella lokala chefer. Det gör att du kan justera dem snabbare, utvärdera arbetet och motivera ditt team. Detta resulterar ofta i mer engagemang och högre motivation.
Vilka är nackdelarna med insourcing?
- Högre kostnader: Eftersom du letar efter ett lämpligt team i ditt eget land och måste investera i att bygga upp infrastrukturen och andra nödvändiga resurser, kommer priset att vara mycket högre än för de andra två alternativen.
- Brist på talang: För många företag är det ett svårt och dyrt förfarande att bilda ett team som uppfyller alla villkor och krav.
- Vissa medarbetare är oumbärliga: Om du har ett unikt projekt och en av dina värdefulla specialister bestämmer sig för att lämna företaget, kan det leda till att projektet stannar upp eller till och med stoppas. Särskilt eftersom det är en utmaning att snabbt hitta en ersättare.
Hybrid sourcing: det bästa av två världar
Som namnet antyder kombinerar en hybridform av sourcing olika delar av outsourcing och insourcing. Med hybridmodellen kan du till exempel hitta talanger utomlands som inte finns tillgängliga i hemlandet, utan att vara direkt knuten till en outsourcingorganisation som bestämmer teamets sammansättning och arbetsmetoder. Det innebär att du kan dra nytta av den stora talangpoolen och de lägre kostnaderna på outsourcingorten, men att din nya medarbetare eller ditt nya team verkligen blir en del av ditt företag. Detta har fördelen att du inte behöver dela känslig information med tredje part eftersom du direkt kommer att hantera din nya medarbetare eller ditt team. Det är dock viktigt att välja en hybridleverantör som kan tillhandahålla rätt infrastruktur på den plats där dina distansarbetare ska börja, så att du kan säkerställa en konsekvent upplevelse på alla platser och enkelt skala upp eller migrera resurser när behoven förändras.
När är hybrid sourcing fördelaktigt?
Hybrid sourcing är en perfekt lösning om du t.ex. letar efter en medarbetare eller ett team för en intern lösning, men den lediga tjänsten är svår att tillsätta på grund av brist på kandidater. Om du till exempel väljer Indien, världens främsta outsourcingland, kan du med hybridmodellen dra nytta av fördelarna med outsourcing där, såsom lägre kostnader och en större pool av lämpliga medarbetare, och du behöver inte ta itu med skillnaden i arbetskultur eftersom du förblir ansvarig för ditt projekt. Du bestämmer vem som ska göra jobbet eller arbeta för dig och vilka villkor de måste uppfylla.
Vilka är fördelarna med hybrid sourcing?
- Ett bredare urval av lämpliga talanger till lägre kostnad: Du drar nytta av den stora talangpoolen av tekniskt kvalificerade medarbetare till ett lägre pris och utan att kompromissa med kvaliteten.
- Inga kultur- eller kommunikationsproblem: Eftersom du bestämmer vilka färdigheter din framtida medarbetare eller ditt team måste ha, kan du i förväg välja ut medarbetare som passar väl in i ditt företags kultur. På så sätt får du inte bara motiverade medarbetare, utan undviker också kommunikationsproblem på grund av eventuella kulturella skillnader.
- Kontroll och flexibilitet: Med en hybridmodell behöver du inte ha att göra med en lokal, mellanliggande ledningsnivå, utan direkt med dina anställda. Det ger dig bättre kontroll över arbetsmetoden och det slutliga resultatet. Det ger dig också möjlighet att snabbt byta eller skala upp vid behov. Du får alltså flexibiliteten hos outsourcing och kontrollen hos ett insourcingteam.
Vilka är nackdelarna med hybrid sourcing?
- Tidsskillnad: Eftersom du anlitar talanger från utlandet i hybridmodellen måste du i nästan alla fall hantera en viss tidsskillnad. Det kan vara knepigt eftersom dina team (in-house och remote) inte riktigt överlappar varandra i tid, men du kan också använda det till din fördel. Tidsskillnaden mot Indien är till exempel cirka fyra timmar, så du kan enkelt lösa problem innan dina europeiska medarbetare eller användare påverkas.
- Intensiv förberedelsetid/tid för inskolning: Eftersom du och dina medarbetare kommer att arbeta med kollegor på distans är det en god idé att se över arbetsprocesserna i förväg. Till exempel kan ytterligare steg införas för att säkerställa att det alltid finns en god förståelse för de uppgifter som tilldelas distanskollegorna och hur de fortskrider. Detta kräver lite extra förberedelse- och inskolningstid för dig och ditt interna team.
- Språkskillnader: Om du väljer att sätta upp ett team på distans kommer du alltid att behöva hantera medarbetare som inte talar svenska, utan engelska. Detta kan vara svårt för dig eller ditt team, så kontrollera noga om inte bara dina nya kollegor på distans utan även ditt team i Sverige har tillräckligt goda kunskaper i engelska.
Har du också en eller flera tekniska vakanser som du inte kan tillsätta? Då kan hybrid sourcing till Indien vara en bra lösning för dig. Det ger dig tillgång till världens största talangpool, sparar pengar och ger dig en ny engagerad kollega eller kollegor som verkligen kommer att bli en del av din verksamhet.