Varför ett Liaison Office är ett populärt val bland globala företag i Indien

Ett Liaison Office (LO) är ett utländskt företags representationskontor i Indien. Indiens centralbank beskriver en sådan etablering som “ett kontor som endast får bedriva förbindelseskapande verksamhet”. Detta inkluderar:

• att samla in information om marknaden och potentiella indiska konsumenter;
• reklam, marknadsföring och annan marknadsföringsrelaterad verksamhet;
• att stimulera export till eller import från Indien;
• att etablera tekniska och finansiella samarbeten mellan huvudkontoret och indiska bolag;
• att fungera som kommunikationskanal mellan huvudkontoret och lokala partner.

Ett LO får inte generera omsättning i Indien och får därför inte tillverka varor eller tillhandahålla tjänster. Kostnaderna för ett Liaison Office måste därför betalas fullt ut av moderbolaget utanför Indien. Ett liaison-kontor är inte bara användbart för företag som vill utforska den indiska marknaden, det är också en intressant juridisk form för internationella investerare som inte vill föra ut sina produkter eller tjänster direkt på den indiska marknaden, utan till exempel vill outsourca arbete till Indien.

Hur etablerar du ett Liaison Office?

För att etablera ett LO i Indien måste olika registrerings- och godkännandeprocesser genomföras hos olika indiska myndigheter. Följande sju steg ingår:

• Ansök om godkännande från en indisk bank för att öppna ett bankkonto för liaison-kontoret. Denna bank blir sedan automatiskt “Authorized Dealer Bank” för det nya kontoret.
• Lämna in en ansökan, med alla nödvändiga dokument, till Reserve Bank of India (RBI) via Authorized Dealer Bank.
• När RBI har gett sitt godkännande måste ett “Certificate of Establishment of Place of Business in India” sökas hos den indiska handelskammaren: Registrars of Companies (ROC).
• Ett Tax Deduction Account Number (TAN) och ett Permanent Account Number (PAN) måste sedan sökas hos de indiska skattemyndigheterna: Income Tax Authority.
• När dessa har mottagits kan LO:ts bankkonto hos den auktoriserade banken officiellt öppnas.
• Liaison-kontoret måste registreras hos delstaten där kontoret ligger enligt Shop and Establishment Act och enligt Professional Tax.
• Om prover importeras till LO:t måste kontoret även registreras enligt Import Export Code.

För att säkerställa att detta inte blir en oändligt frustrerande process är det klokt att gå igenom dessa steg tillsammans med en konsult. Det kan inte bara vara mycket förvirrande vilken dokumentation som ska och inte ska lämnas in, det tar också minst 3 till 6 månader att slutföra denna lista. Enbart godkännandet från Indiens centralbank tar i genomsnitt 2 till 3 månader. Så det är smart att välja en partner som kan påskynda denna process.

Obligatoriska efterlevnadskrav

När alla steg har slutförts och LO:t har registrerats är du inte riktigt klar än. I Indien måste mycket fortfarande rapporteras tillbaka till de olika myndigheter under vilka LO:t är registrerat. Sex månader efter att Indiens centralbank (RBI) har gett sitt godkännande för det nya kontoret måste den officiella adressen, PAN och “Certificate of Establishment of Business Place in India” från den indiska handelskammaren (ROC) lämnas in till RBI. Eftersom ett LO inte får bedriva kommersiell verksamhet måste flera dokument lämnas in varje år för att bevisa att LO:t följer reglerna:

• Annual Activity Certificate (AAC) – Detta dokument bevisar att LO:t endast har bedrivit tillåten verksamhet. AAC måste upprättas av en Chartered Accountant. Detta är en heltidspraktiserande revisor som är officiellt registrerad hos Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Detta certifikat måste sedan skickas till RBI och Director General of Income Tax (DGIT).
• FC-3-formulär – Alla utländska bolag måste lämna in ett FC-3-formulär till ROC varje år med en detaljerad förteckning över alla verksamhetsställen för det utländska bolaget samt årsredovisningen.
• FC-4-formulär – Utländska bolag måste lämna in sina årliga deklarationer till ROC med hjälp av detta formulär.
• 49-C-formulär – Är ett inkomstskatteformulär som specifikt måste lämnas in av utländska bolag med ett LO i Indien. Detta formulär måste också verifieras av en Chartered Accountant och lämnas in till DGIT.

Se därför till att du genomför årliga kontroller för att säkerställa att du är helt regelefterlevande. Anlita till exempel lokala konsulter som kan genomföra en hälsokontroll av ditt företag och din HR-policy och därmed peka ut de eventuella risker du utsätter dig för.